Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy

Laadittu: 13.5.2024

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukainen lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy (y-tunnus 3445577-5)

Seuralantie 5
60220 Seinäjoki
Sähköposti: toimisto@malkamaki-laurila
Puhelinnumero: 045 122 9699

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Maiju Malkamäki-Laurila, toimitusjohtaja

email: toimisto@malkamaki-laurila puh. +358 45 122 9699

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) mukaisilla seuraavilla käsittely-perusteilla:

• rekisteröidyn antamalla nimenomaisella suostumuksella

• sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, missä rekisteröity on osapuolena

• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (esim. laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 28.6.2017/444) ja/tai

• oikeutetun edun perusteella tarjotaksemme palveluitamme nykyisille ja tuleville asiakkaillemme.

Henkilötietojen käsittely perustuu edellä kerrottuihin perusteisiin. Tiivistettynä käsittelyn päätarkoitus on lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, asiakastoimeksiantojen hoitaminen sekä asiakasviestintä ja markkinointi. Emme suorita automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

4. Henkilörekisterien nimet ja tarkempi sisältökuvaus käsittelyperustetarkennuksineen

Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy – toimeksianto-, asiakas- ja laskutusrekisteri

Rekisteri muodostuu toimeksiantojen solmimisen ja hoidon yhteydessä kerättävistä ja kertyvistä henkilötiedoista. Lisäksi rekisteri muodostuu verkkosivujen välityksellä yhteydenottopyynnön jättäneiden henkilöiden yhteystiedoista. Mikäli toimeksiantoa ei edellä mainittujen asiakkaiden kanssa synny, yhteydenottoa toivoneiden asiakkaiden tiedot poistetaan pysyvästi. 

Toimeksiantojen solmimisen ja hoidon yhteydessä kerättävät henkilötiedot ovat tarpeen toimeksiantojen hoitamiseksi sekä meitä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi asiakkaiden yhteystiedot, syntymäaika, henkilötunnus tai muita toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Yritysasiakkaisiin liittyen kerättäviä tietoja ovat lisäksi yritysasiakkaan edustajan, edustamiseen oikeutetun ja muodollista tai tosiasiallista päätösvaltaa käyttävän henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus sekä muut toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on keskeisesti asiakkaan ja Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy:n välinen sopimus toimeksiannon suorittamiseksi. Henkilötietojen kerääminen voi perustua lisäksi lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen sekä oikeutettuun etuun esimerkiksi vastapuolen henkilötietojen keräämisen osalta. Toimeksiantoja koskien asiakastietoja käsitellään myös esteellisyystarkistusten suorittamiseksi.

Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy – markkinointirekisteri

Rekisteri muodostuu yritystietojen lisäksi henkilötiedoista, joita kertyy nykyisiltä ja mahdollisilta asiakkailta toimeksiantojen hoidon yhteydessä sekä eri tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Kerättäviä henkilötietoa ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, tehtävänimike ja vastaavat yhteystiedot. Tietoja käytetään markkinoinnissa ja mahdollisten uutiskirjeiden lähettämisessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleensä yrityksen ja Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy:n välinen sopimus toimeksiannon suorittamiseksi, minkä lisäksi henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etu. Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy käsittelee henkilötietoja myynnin edistämiseksi sekä markkinointiviestinnän ja markkinoinnillisen tiedottamisen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös markkinoinnin suunnittelussa ja kehittämisessä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen kerääminen tapahtuu pääasiallisesti asiakkaalta tai toimeksiannon osapuolilta vastaanotettujen tietojen pohjalta. Tiedot saadaan tilanteissa, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan, esimerkiksi puhelimitse tai asiakastapaamisissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ainakin rekisteröidyltä itseltään, tuomioistuimilta, ulosotto- tai muilta viranomaisilta, luottotietorekistereistä ja numeropalveluita tarjoavilta palveluntuottajilta.

6. Säännönmukaiset vastaanottajaryhmät

Lähtökohtana on, että emme luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle. Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista alihankkijaa tai palveluntarjoajaa, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Vastaamme tällöin henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.

Voimme perustellusta syystä luovuttaa tai siirtää rekisteröityjen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai muulla lain mukaisella perusteella.

7. Henkilötietojen siirto ulkomaille

Emme siirrä rekisteröityjen henkilö- tai muita tietoja EU tai ETA- alueen ulkopuolelle. Jos kuitenkin joudumme luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä

8. Evästeistä

Käytämme sivustollamme evästeitä. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka auttavat parantamaan sivuston käyttökokemusta. Lain mukaisesti voimme tallentaa tiettyjä evästeitä laitteellesi, jos se on ehdottoman tärkeää sivustomme normaalin toiminnan takaamiseksi. Tarvitsemme evästeiden käytölle suostumuksesi, jonka voit antaa tai kieltää evästeasetuksissa.

Jotkin evästeistä ovat sivustollemme asennettujen kolmansien osapuolten ohjelmistojen asettamia. Kolmansien osapuolten ohjelmistojen evästeiden tarkoitus on auttaa meitä räätälöimään sivustomme sisältöjä, analysoida kävijöitä ja tukea sosiaalisen median ominaisuuksia. Kyseiset kolmansien osapuolten ohjelmistot jakavat keräämäänsä tietoa ohjelmistotoimittajalle. Nämä kolmannet voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, jotka olet antanut heille tai jotka he ovat keränneet sinusta, kun olet käyttänyt heidän palveluitaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä (asiakkaalla ja yhteystietonsa verkkosivuilla jättäneellä) on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti osoitteeseen: toimisto@malkamaki-laurila.fi ja riittävän yksilöidysti siten, että kykenemme varmistumaan rekisteröidyn henkilöllisyydestä. Vastaamme pyynnönesittäjälle yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyn ajan puitteissa (pääasiallisesti kuukauden kuluessa pyynnön esityksestä). Mikäli rekisteröity toteaa tietonsa virheelliseksi, rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Tiedot voidaan vaatia myös poistettavaksi siltä osin kuin niiden säilyttämiselle ei ole poistoa estävää perustetta.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä. Näin voidaan toimia esim. siihen saakka, kunnes rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansa pitävyyden. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Mikäli rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki (käyntiosoite)
PL800, 00531 Helsinki (postiosoite)
029 566 6700
tietosuoja@om.fi

10. Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tietosuojaselosteessa kuvattua kutakin käyttötarkoitusta varten ja meitä velvoittavan lainsäädännön tavalla. Henkilötiedot, joita ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Lakiasiaintoimisto Malkamäki-Laurila Oy on kuitenkin velvollinen säilyttämään tarpeelliset henkilötiedot esteellisyyden selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään laissa edellytetyn ajan. Markkinointiin perustuvia suostumuksia asiakkaiden perustietojen osalta säilytetään 5 vuotta.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy sen mukaan, missä käyttötarkoituksessa henkilötietoja käsitellään. Asiakassuhdetta ja toimeksiantoja koskevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin meitä velvoittava lainsäädäntö ja alan sitova käytäntö velvoittaa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat suuresti. Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää tarvetta tai laillista perustetta niiden käsittelyyn.

Suojaamme rekisteröityjen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin ja teknisin toimenpitein, esimerkiksi salasanoin, käyttöoikeuksien rajauksin ja sisäisin toimintaohjein. Meillä on myös käytössä asianmukaiset palomuurit henkilötietojen suojaamiseksi.

Päivitämme tietosuojailmoitusta ilmoittamalla siitä kotisivuillamme. Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 13.5.2024.